Оцифрування трудової книжки: закон, процес та поради для українців
Уявіть: ви готуєте документи до пенсії і раптом розумієте, що частина вашого трудового шляху загублена між старими сторінками. Сьогодні це перестає бути абстракцією - Закон №1217-IX від 10 червня 2021 року запустив процес переведення паперових трудових книжок в електронний формат. Перехідний період триває до 10 червня 2026 року - дедлайн, який може вплинути на вашу пенсію.
Ключова інформація і юридична база
Закон №1217-IX визначає порядок формування електронної трудової книжки в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Перехідний період - 5 років, до 10.06.2026.
Після цієї дати записи з паперових книжок, які не внесені до реєстру, не братимуть участі в підтвердженні страхового стажу. Це може позначитися на розрахунку пенсії, особливо за період до 2004 року.
Як оцифрувати - покроково
Є два основні шляхи. Обирайте той, що зручніший:
- Через роботодавця. Компанія сканує або фотографує всі сторінки трудової книжки, подає документи через кабінет страхувальника на порталі ПФУ і підтверджує дані КЕП (кваліфікованим електронним підписом).
- Самостійно через ПФУ. Авторизуєтесь в особистому кабінеті ПФУ за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпису, заповнюєте онлайн-форму, завантажуєте скани/фото книжки та додаткові документи.
Вимоги до файлів та документів
- Формат: JPG або PDF;
- Зображення мають бути чіткими, без обривів і затемнень;
- Порядок сторінок - хронологічний;
- При необхідності додавайте довідки або накази, що підтверджують записи.
Що станеться, якщо не встигнути
Якщо до 10 червня 2026 року паперова книжка не буде оцифрована, записи з неї не враховуватимуться при підтвердженні страхового стажу. Наслідки можуть бути серйозними: втрата частини стажу, складнощі з відновленням записів і можливе зменшення розміру майбутньої пенсії.
Практичні поради
- Перевірте записи за період до 2004 року - вони найчастіше викликають питання;
- Зробіть якісні скани на телефоні при хорошому освітленні;
- Користуйтеся BankID або Дія.Підписом, якщо немає КЕП;
- Залиште собі копії файлів - для впевненості.
Нюанси 2025 року
На працівникові лежить відповідальність за правильність і повноту даних, хоча нові записи після 10 червня 2021 автоматично зберігаються в електронному реєстрі. Після оцифрування паперова книжка повертається власнику - роботодавець її не зберігає. За бажання можна вести паперовий варіант паралельно. Фізичні особи-підприємці також можуть мати електронні трудові книжки.
Висновок
Оцифрування - це не лише формальність, а важливий крок у збереженні вашого трудового шляху. Дійте завчасно: перевірте записи, підготуйте скани і виберіть зручний спосіб подачі. Краще витратити годину зараз, ніж втрачати роки стажу потім.
06.10.2025
